Proposta de licitação: como montar uma proposta comercial que não é desclassificada

A proposta comercial é o documento que o pregoeiro lê com lupa. Uma descrição diferente do edital, um total que não fecha ou uma validade curta demais derrubam a empresa com o melhor preço. Este guia mostra o que a proposta precisa conter, como formar o preço e como padronizar para não errar.

O que é a proposta de licitação e por que ela derruba tanta gente

A proposta comercial é o documento em que a sua empresa diz ao órgão o que vai fornecer, com qual marca, por quanto e em que condições. No pregão eletrônico, ela é cadastrada no portal antes da sessão e, depois da fase de lances, é reenviada ajustada ao valor final. Na dispensa eletrônica, o ciclo é o mesmo em prazo menor.

A proposta é analisada item a item, e qualquer divergência com o edital pode levar à desclassificação, independentemente do preço. O órgão não pode corrigir uma proposta errada em favor de um licitante. Então a empresa com melhor preço perde para a segunda colocada por ter escrito a descrição do item de forma diferente do termo de referência.

O que a proposta precisa conter

O edital traz, quase sempre, um modelo de proposta em anexo. Siga esse modelo. Quando não há, a proposta precisa ter, no mínimo:

• Dados da empresa: razão social, CNPJ, endereço completo, telefone, e-mail e nome do representante legal.
• Identificação do edital: número do processo e do pregão ou aviso, e o órgão.
• Descrição do item, exatamente como está no edital, com o número do item ou lote.
• Marca, modelo e fabricante do produto ofertado.
• Unidade de medida e quantidade, iguais às do edital.
• Preço unitário e preço total por item, em reais, com duas casas decimais, e o total da proposta.
• Prazo de entrega, igual ou menor que o do edital.
• Validade da proposta, igual ou maior que a exigida; o edital fixa um mínimo.
• Dados bancários: banco, agência e conta em nome da empresa, para pagamento.
• Declaração de que o preço inclui todos os custos: impostos, frete, embalagem, garantia e demais despesas.
• Local, data e assinatura do representante legal, com nome e cargo.

Se o edital pede algo a mais, como garantia mínima, prazo de assistência técnica ou catálogo do produto, isso entra na proposta também. Sem exceção.

Descrição do item: copie o edital, não o catálogo

O erro mais comum é descrever o item com o texto do catálogo do fabricante. O pregoeiro compara a sua descrição com a do termo de referência; se a sua omite uma característica pedida, ou diz algo diferente, o item é desclassificado. A regra é simples: a descrição da proposta repete a do edital, e as informações complementares (marca, modelo, código do fabricante) vêm em seguida.

Se o edital pede "cadeira giratória com braços reguláveis, base de cinco pontas, estofado em tecido, capacidade mínima de 120 kg", a proposta diz exatamente isso e acrescenta a marca e o modelo. Se o seu produto suporta 150 kg, não substitua: escreva "capacidade mínima de 120 kg" e, se quiser, acrescente "produto ofertado: 150 kg". Nunca remova uma exigência, nunca troque "mínimo" por "aproximado".

Marca, modelo e fabricante: por que isso importa

O órgão precisa saber o que vai receber. Marca e modelo permitem conferir se o produto atende à especificação e, na entrega, se o que chegou é o que foi proposto. Entregar marca diferente da proposta é descumprimento de contrato.

Três cuidados:

• Informe marca, modelo e fabricante reais. "Marca: diversas" ou "a definir" desclassifica em muitos editais.
• Se o edital cita "marca de referência ou similar", o seu produto precisa ter as mesmas características mínimas; prepare o catálogo para comprovar.
• Confirme com o fabricante que o modelo está em linha e disponível no prazo de entrega. Modelo descontinuado é problema na entrega.

Como formar o preço

Preço em licitação é feito de trás para frente: parte do custo real e chega ao valor que ainda dá lucro. Monte uma planilha por item com estas linhas:

1. Custo de aquisição: o preço do fabricante, ou do distribuidor quando não há como cotar direto. Cotar com o fabricante costuma dar margem maior, porque elimina um intermediário.
2. Frete até o local de entrega: inclua embalagem e seguro. Entrega parcelada em várias unidades tem frete maior do que entrega única.
3. Impostos sobre a venda: conforme o regime tributário da sua empresa. Pergunte ao contador a alíquota efetiva sobre o faturamento; não use a alíquota nominal.
4. Custos de operação: tempo da equipe, emissão de nota, garantia, eventual troca e o custo de esperar o pagamento, que segue os prazos do contrato.
5. Margem: o que sobra. Defina a margem desejada e a margem mínima aceitável.

O resultado são dois números por item: o preço de entrada, com a margem desejada, usado na proposta inicial; e o preço mínimo, com a margem mínima, que é o seu limite na fase de lances. Compare os dois com o valor estimado do edital. Se o seu preço mínimo é maior que o estimado, não participe.

Leve em conta também quem é o comprador. Um órgão com nota CAPAG C ou D tende a pagar com atraso, e isso tem custo financeiro que precisa estar na margem. Veja o guia sobre CAPAG e órgãos que pagam em dia.

Preço mínimo para a fase de lances

Na sessão do pregão eletrônico, a disputa é rápida e emocional. Quem entra sem preço mínimo definido faz lance abaixo do custo para não perder. Regras práticas:

• Escreva o preço mínimo de cada item antes da sessão e não altere durante a disputa.
• Dê lances em degraus pequenos. Não há motivo para cobrir o concorrente com uma diferença grande.
• Em julgamento por lote, calcule o mínimo do lote inteiro, não item por item.
• Se a disputa passa do seu mínimo, pare. Perder uma licitação custa zero; vencer com prejuízo custa dinheiro e, se você não entregar, sanção.

Proposta inicial x proposta readequada após lances

Depois da fase de lances, a empresa melhor classificada é convocada a enviar a proposta readequada: o mesmo documento, com os preços ajustados ao valor final da disputa. É aqui que acontecem erros bobos que desclassificam depois de vencer:

• Total diferente do lance: o preço unitário multiplicado pela quantidade precisa fechar exatamente no valor do lance vencedor, ou abaixo. Ajuste o unitário e confira o arredondamento.
• Unitário com mais de duas casas decimais, quando o edital não permite.
• Mudar marca ou modelo na readequação. A proposta readequada só muda o preço.
• Perder o prazo de envio, que costuma ser de horas após a convocação no chat do portal.
• Validade da proposta contada a partir de data errada.

Tenha o arquivo da proposta pronto antes da sessão. Ao vencer, só altere os preços, gere o PDF, assine e envie.

Campos obrigatórios e o erro comum em cada um

Erros que desclassificam a proposta

• Descrição do item divergente ou incompleta em relação ao termo de referência.
• Preço unitário acima do valor estimado, quando o edital define o estimado como máximo.
• Marca ou modelo não informados, ou informados de forma genérica.
• Prazo de entrega ou validade da proposta em desacordo com o edital.
• Proposta que identifica a empresa na fase em que o portal exige anonimato; alguns sistemas desclassificam por isso.
• Proposta sem assinatura, ou assinada por quem não tem poderes.
• Catálogo, laudo ou amostra exigidos no edital e não enviados.
• Proposta readequada enviada fora do prazo ou com valor diferente do lance.

Todos esses erros são evitáveis com uma leitura atenta do edital e uma conferência final antes do envio. A triagem que você faz ao encontrar as licitações certas já deveria eliminar os editais com exigências que você não cumpre.

Como padronizar com um modelo de proposta

Empresa que participa de várias licitações por mês não pode montar a proposta do zero a cada vez. Crie um modelo com:

• Cabeçalho fixo com logo, razão social, CNPJ, endereço, contatos e dados bancários.
• Campos variáveis em destaque: órgão, número do edital, itens, marca, modelo, preços, prazo de entrega e validade.
• Bloco fixo de declarações: custos incluídos, concordância com o edital, condições de pagamento conforme o contrato.
• Rodapé com local, data, nome, cargo e espaço para assinatura.

Mantenha o modelo em formato editável e gere sempre o PDF final. Revise-o a cada mudança de contrato social, endereço ou conta bancária. Se o edital traz um modelo próprio, ele prevalece.

Proposta na dispensa eletrônica: o mesmo rigor, em 3 dias úteis

Na dispensa eletrônica, o prazo mínimo para propostas é de 3 dias úteis. O conteúdo exigido é o mesmo: descrição igual ao aviso, marca, modelo, preço dentro do valor estimado, prazo de entrega e validade. A diferença é que não há tempo para improviso. Quem já tem modelo pronto, preço de fabricante e documentos de habilitação válidos propõe no primeiro dia; quem não tem, perde o prazo. Para pequenas empresas, é a melhor escola de proposta: ciclos curtos, erros baratos, aprendizado rápido. Veja o guia de licitação para MEI e pequenas empresas.